Vad ska en Kundkännedom innehålla?
För att skapa en rutin för kundkännedom, ska ni alltid utgå ifrån er allmänna riskbedömningen och de risker ni har identifierat. Dessa riskfaktorer ska kontrolleras för i en kundkännedom så att ni motverkar de risker som kan kopplas till de riskkategorier som förekommer i uppdraget, det är bland annat tjänst, distributionssätt, kundtyp osv.
Er rutin för kundkännedom bör starta med att riskkategorisera kunden och uppdraget. Är kunden av en typ som ni identifierat med låg risk finns möjlighet till ett förenklat förfarande för kundkännedom. Vad ett förenklat förfarande kan innebära kan ni styra lite själva men det finns vissa delar utifrån lagtext och vägledande dokument som exempel på vad det kan innebära. Ett exempel är att kontroll av identitetshandling kan göras efter att kontrakt skrivs.
Rutinen bör beskriva när en kundkännedom ska göras och i vilka fall. Är ni t.ex. en varuhandlare så kan det vara så att enbart vissa transaktionen kräver kundkännedom. Rutinen behöver också innehålla när kundkännedomen ska ses som fullgod.
När ni bestämt när och för vem ni ska göra en kundkännedom så kan ni gå över till vilka delar som ska finnas med.
Kundkännedom består av fyra huvuddelar
Affärsrelationens syfte och art
Identifiering och kontroll av kunden
Verklig huvudman
Kontrollera status av Politisk utsatt person (PEP)
Affärsrelationens syfte och art
Det är viktigt att ni dokumenterar vad kundens syfte är med uppdraget eller transaktionen. I en syftesbeskrivning är det bra att ta med lite historik, det kan vara om kunden haft hjälp av någon annan tidigare för denna tjänst, för mäklare, hur länge säljaren har bott i fastigheten. Vidare bör ni skriva lite om kundens förväntning på transaktionen/affären. Till sist bör ni förklara om kundens beskrivning av syfte överensstämmer med er syn på kundens syfte. Kan ni se något avvikande eller något som gör att kundens beskrivning på syfte inte riktigt är trovärdig?
Vad som exakt ska skrivas är därför beroende av vilka tjänster ni erbjuder. Men utgångspunkten är alltid att förstå de olika tillvägagångssätt för penningtvätt som finns i er bransch och koppla det till just denna affär. Finns det något i kundens upplägg och förväntan som ni ser som en riskfaktor?
Identifiering och kontroll av kunden
Vem eller vilka kunden är kan skilja sig åt, men ni har som skyldighet att identifiera och kontrollera identitet på de som ni anser utgöra kunden. För ett företag kan det vara personen som representerar företaget och skriver avtal med er och eventuellt ombud för denna person, samt företagets verklig huvudmän. För en privatperson kan det vara privatpersonen själv, ett ombud samt om det finns en verklig huvudman.
När ni identifiera personen bör ni ta in namn och adressuppgifter. Gäller det en företrädare eller ombud bör ni kontrollera fullmakt. När ni vet personens namn och roll ska ni kontrollera att denna person är vem han utger sig för att vara, detta görs genom att kontrollera en identitetshandling. Vilka handlingar personen kan använda styr ni själva i er rutin, men det kan vara svenskt pass, körkort eller nationellt identitetskort. För utländska handlingar kan det vara personens pass. Ni bör inte acceptera identitetshandlingar som ni har svårt att verifiera.
Verklig huvudman
Ni ska alltid försöka ta reda på om kunden har en verklig huvudman. En verklig huvudman är en person har kontroll över en egendom. För företag är det ofta ägare som har fler än 25% av aktierna, för privatpersoner kan det vara en person som finansierar och sedan kontrollerar en bil eller fastighet som exempel. Läs gärna mer om vem som kan vara verklig huvudman i olika företagsformer här.
Politisk utsatt person (PEP)
PEP står på engelska för Politically Exposed Person.
Ni ska alltid kontrollera om de personer som utgör kunden är en politisk utsatt person. Läs gärna mer om hur en politisk utsatt person definieras här.
Om det finns en PEP så kan detta innebära en förhöjd risk i uppdraget, detta pga en förhöjd risk för korruption som exempel. Det finns kända tillvägagångssätt kopplade till korruption hos politisk utsatta personer.
När ni utfört en kundkännedom kan en riskklassificering göras på kunden och uppdraget. Läs gärna vår artikel om kundens riskprofil.
Hjälp att utföra en kundkännedom
Besök nordkyc.se för att få hjälp att utföra en kundkännedom eller beställa en mall.