Vad menas med övervakning av affärsförbindelsen?

Enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism så ska uppdraget övervakas då man har en affärsrelation eller genomför ett antal transaktioner som hör samman.

Dessa kunder ska övervakas så länge som kundrelationen pågår.

Övervakning består av 2 delar:

1. Kundkännedom ska hållas aktuell

2. Upptäcka avvikande beteende och aktivitet

(Detta inlägg går inte igenom transaktionsmonitorering)

Att hålla en kundkännedom aktuell

Den kundkännedom som gjorts på kunden innehåller i huvudsak information om uppdragets syfte och art, identitet och kontroll av identitet av de person som utgör kunden, kontroll av politisk utsatt person och verklig huvudman.

Kundkännedomen ska hållas aktuell för att ni fortsatt ska kunna motivera kundens riskprofil.

Allt som ingår i kundkännedomen ska fortsatt vara aktuellt under uppdragets gång. Om t.ex. VD eller Verklig huvudman byts ut, att uppdraget nu omfattar flera tjänster, eller kunden nu ska representeras av ett ombud, så behöver kundkännedomen ses över och uppdateras.

2 sätt att hålla kundkännedom aktuell

1. Det ena sättet är att utifrån specifika tidsintervall gå igenom kundkännedomen igen för att se om något har förändrats. Det finns inget i lagen som bestämmer exakt när en uppföljning ska göras. Olika exempel på tidsramar är:

   • 6 månader hög risk, 12 månad normal risk, 24 månader låg risk

   • 12 månader hög risk, 3 år normal risk, 5 år låg risk

   Vad som bestämmer vad som är en relevant tidsram för er beror bland annat på er verksamhet, hur ofta det kan antas att kundförhållandet ändras, konsekvensen av att kundkännedomen inte är aktuell mm.

2. Det andra sättet att hålla kundkännedomen aktuell är genom automatiserad bevakning mot bolagsverket, SPAR, Skatteverket, PEP-listor, Sanktionslistor mm. Genom att få notiser då en förändring skett som föranleder att den inte längre är aktuell så kan ni uppdatera kundkännedomen därefter. Används detta sätt är det viktigt att kunna visa att ni tagit del av de förändringar som sker. Detta görs bäst genom att varje förändring kommenteras och ges en bedömning huruvida en uppföljning behövs eller inte. Det som är svårt i detta sätt är förändringar i uppdragets syfte och art. Ni behöver då ha en egen rutin att uppdatera en kundkännedom då en förändring sker. Annars riskerar ni att enbart hålla vissa delar av kundkännedom aktuell. Fördelen med att bevaka en kundkännedom automatiskt är att en fullständig kundkännedom inte behöver göras på nytt efter givna intervall.

Dessa sätt att säkerställa att en kundkännedom hålls aktuell går förstås att kombinera.

Är kundens riskprofil motiverad?

Utifrån en utförd kundkännedom ska en riskbedömning göras där en riskprofil tilldelas kunden och uppdraget. Denna riskprofil ska fortsatt kunna motiveras under uppdragets gång. Detta betyder att om kundkännedomen ändras så behöver en bedömning göras till om riskprofilen också ändras i detta fall. Ändring av riskprofil kan motiveras av olika förändringar i kundkännedomen. Det kan bland annat vara att kunden öppnar en filial i ett annat land, att kunden förvärvar en annan verksamhet, att kundens nya verklig huvudman är svår att identifiera.

Upptäcka avvikelse

Den andra delen av övervakningen syftar till att upptäcka avvikande beteende/aktiviter. Vad som är avvikande är ni den bästa på att bedöma.

Ett av syftena med att utföra en kundkännedom är att skapa sig en förväntansbild över kunden och uppdraget. Vilken kundtyp tillsammans vid vilka tjänster som kunden beställt av er ger ofta en tydlig förväntan hos er över vad uppdraget kommer innehålla och hur en sådan kund typiskt sätt brukar agera.

När en avvikelse sker, t.ex en utlandsbetalning som ni inte ser som motiverad i kundens verksamhet, så behöver ni ha en process för att ta reda på om det finns en förklaring eller skäl till avvikelsen, eller om det finns skäl att misstänka att ni kan utnyttjas för penningtvätt.

För att kontrollera detta finns flera olika åtgärder som kan vara aktuella, det kan relevant att fråga om syftet med transaktionen eller fråga om pengarnas ursprung. Vad som är en lämplig åtgärd beror på er verksamhet och vad avvikelsen består i.

Dessa avvikelser bör dokumenteras internt för att kunna visa er process.

Rapportera

Finner ni skäl att misstänka att ni skulle kunna utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism så har ni krav på er att rapportera detta till finanspolisen. Men det är endast när ni har skäl att misstänka. Varje avvikelse ni upptäcker behöver ni inte rapportera.